DÍA INTERNACIONAL DE LOS ARCHIVOS

La ley de patrimonio define archivo como “el conjunto orgánico de documentos o la reunión de varios de ellos, reunidos por las personas jurídicas, públicas o privadas, en el ejercicio de sus actividades, al servicio de su utilización para la investigación, la cultura, la información y la gestión administrativa. Así mismo, se entienden también por archivos las instituciones culturales donde se reúnen, conservan, ordenan y difunden, para los anteriormente citados, dichos conjuntos orgánicos”.

Los archivos en los museos responden a tres tipos básicos de documentación: los archivos generados por el propio organismo, materiales que forman parte de sus propias colecciones y materiales similares que tengan en su depósito.

Los archivos en los museos pueden incluir, entre otros, los siguientes tipos de documentación: documentos sobre la propia historia del museo y su administración. Documentos relacionados con las colecciones del museo. Archivos completos de otras instituciones relacionados con la temática que cubre el museo. Colecciones de materiales relacionados con materias diversas. Documentos variados como folletos, programas, calendarios… Fotografías. Material audiovisual. Material informático.

Los instrumentos del archivo del museo deben estar disponibles para su consulta pública y deberán difundirse todo lo posible. La demanda de consulta puede venir de tres grupos, el propio personal del museo investigando para documentar las piezas, personal de otros museos o instituciones análogas y público en general.

Los fondos documentales y los documentos de archivo en un museo:

“Los documentos de archivo son el subproducto documental de las actividades que desarrolla el ser humano y son conservados a largo plazo por su valor testimonial”. Un documento de archivo es un instrumento de carácter contemporáneo que es creado por individuos y organizaciones en el desarrollo de sus actividades; con el transcurrir del tiempo estos documentos se convertirán en un testimonio que nos permitirá tener acceso a los eventos ocurridos en el pasado. Los documentos de archivo son variados en forma y contenido, podemos encontrarnos con documentos escritos, fotográficos, gráficos, sonoros, digitales, analógicos, etc.

El archivo de un museo puede almacenar los documentos de carácter administrativo o también los denominados fondos documentales. Se entiende por fondo documental, todos los documentos que informan sobre los fondos museográficos y la historia del museo, mientras que en algunos casos el archivo está formado por los documentos relativos a la gestión y conservación de la documentación administrativa. La clave para diferenciar uno y otro está en el principio de procedencia, en el carácter orgánico y en la figura del productor.

Otro caso muy diferente a estos tipos de archivos, son los fondos bibliográficos que suele albergar la biblioteca del museo, regida por una normativa diversa. Las bibliotecas de museo están formadas por documentos textuales, libros y publicaciones seriadas y otros materiales especiales en términos bibliotecarios, cuya característica básica es ser ejemplares de una edición seriada.

Estos fondos, junto con los fondos museográficos, forman parte de todo el patrimonio cultural que recogen en sus dependencias las instituciones museísticas. Todos están sometidos a normas de conservación y preservación para que llegue en perfectas condiciones de acceso a su público consumidor, la propia institución, personal investigador o público en general.

¡Feliz día de los archivos!

Bibliografía:
HEREDIA HERRERA, A (1993): Archivística general. Teoría y práctica. Sevilla.
INSUA LACAVE, E. (2008): “Las colecciones de las bibliotecas de los Museos Estatales”. Mesa redonda sobre Colecciones en Bibliotecas Especializadas, en 28 Feria Internacional del Libro. LIBER. Barcelona 7 – 10 de octubre 2008.
LA TORRE MERINO y MARTÍN – PALOMINO BENITO (2000): Metodología para la identificación y valoración de los fondos documentales. Madrid: Ministerio de Educación, Cultura y Deporte, S.G. de información y Publicaciones, 2000.  http://www.mcu.es/ccbae/es/consulta/registro.cmd?id=154666
Ley 16/1985 de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español.
Ley 5/2016 de 4 de maio, do Patrimonio Cultural de Galicia.

Información web:
https://www.ica.org/es/semana-internacional-de-los-archivos-8-al-14-de-junio-2020
https://evemuseografia.com/2016/03/22/archivos-de-museo-su-funcionamiento/